Case Study

1 – Die Ausgangslage

Ein Dienstleister aus der Investment-Branche verteilt über das Internet kostenpflichtige Börsenbriefe im Abo und auch als Einzelprodukt. Zusätzlich werden hochaktuelle Meldungen zum Kauf und Verkauf via SMS sofort verteilt.

Kunden für den Börsendienst werden online über ein Abonnenten-Management System erfasst und gepflegt. Die Verteilung der Börsenbriefe (Email) und der Sofort-Meldungen (SMS) wird über einen Email/SMS Service Provider gehandelt. Versendete Börsenbriefe stehen zudem nach der Versendung im Web Kunden-Portal des Dienstes den Kunden zur Verfügung.

Für die Mitarbeiter des Börsendienstes gestaltet sich die Erstellung und Versendung der Börsenbriefe nicht effizient, da die verwendeten Systeme Abonnenten-Management und Email/SMS Service ein umfangreiches Wissen und dementsprechend lange Einarbeitungszeiten erfordern. Auch der Workflow der Daten zwischen den einzelnen Systemen ist mit manuellen Import- und Export Prozessen nicht gut gelöst.

2 – Die Lösung

1. Implementierung einer Middleware (API), die den Datenaustausch zwischen den beteiligten Systemen automatisiert. Die Middleware ist als REST-API umgesetzt, mit Token abgesichert, das Austausch-Format ist JSON.
   
   
2. Entwicklung einer Web-Applikation, die das Erstellen und den Versand der Börsenbriefe für die Mitarbeiter einfacher und intuitiver gestaltet, ohne lange Einarbeitungs-Zeiten. Das Frontend der Web-App ist mit HTML 5 Techniken (Bootstrap, Javascript u.a.), Server-Scripte, Robots und System-Konfiguration in PHP und Perl umgesetzt.

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Die Lösung im Detail

Kundendaten-Abgleich beteiligter Systeme

Kundendaten werden aus dem Abonnenten-Management System sowohl mit der Web-App als auch mit dem Email/SMS Service über die REST-API abgeglichen. Der Abgleich von Neukunden findet hierbei in Echzeit statt, der Bestand in regelmässigen Abständen als inkrementelles Update. Dies gilt sowohl für Abos als auch für Einzelprodukte.

Börsenbriefe erstellen

Ein Börsenbrief wird über ein interaktives Web-Formular der Web-App erstellt. Er besteht haupsächlich aus einer PDF-Datei, einem E-Mail Text und optionalem SMS-Benachrichtigungs-Text. Da kunden-spezifische Daten, soweit wie nötig, auch für die Web-App vorgehalten werden, ist zus. eine Selektierung nach Verteiler und Zielgruppe möglich. Auch das Versende-Datum für das Mailing wird definiert. Bei Freigabe des Börsenbriefes werden die Information des Börsenbriefes via API an den Email/SMS Service übermittelt. Über eine Listenansicht können erstellte Börsenbriefe gesichtet und vor Versand-Datum erneut bearbeitet werden.

Automatischer Versand der Börsenbriefe

Bei Erreichen einer bestimmten Vorlaufzeit werden automatisch pro Kunde personalisierte und signierte (Kopierschutz) PDFe generiert und in einem Hotfolder zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt. Nach Erreichen der Versendezeit werden die PDFe via Robot vom Email/SMS Service abgeholt und von dort versendet. Wenn die Option SMS-Benachrichtigung bei der Erstellung des Börsenbriefes gewählt wurde, wird mit Zeitabstand zur Email zus. eine SMS Benachrichtigung versendet. Nach erfolgreicher Abarbeitung des Verteilers werden nicht mehr benötigte Resourcen wieder gelöscht.

Automatische Verteilung der PDFe

Nach der Versendung wird das Börsenbrief-PDF via REST-API automatisch an eine Fileserver Applikation eines Fileservers in einen entsprechenden Verteiler-Bereich übertragen. Von dort sind die PDFe über das Community-Portal des Dienstleisters für die Kunden erneut abrufbar. Verfügbare Downlaods können über REST-API der Fileserver App als Liste im Json Format vom Community Portal abgerufen werden. Jedes zum Download angebotene PDF erhält automatisch eine personalisierte Signierung (Wasserzeichen). Für jeden Verteiler ist individuell die max. Downloadanzahl (Valid Clicks) pro PDF einstellbar.

Zeitkritische SMS-Benachrichtigungen

Zeitkritische SMS-Benachrichtigungen (Kauf und Verkauf) werden über eine spezielle SMS App des Abonnenten-Management Systems generiert. Detaillierte Informationen zu aktuellen Börsen-Werten können via REST-API über die Website eines Finanz-Portals abgefragt und für die SMS Nachricht übernommen werden. nach Speichern und Freigabe der SMS-Nachricht wird diese an die REST-API übergeben und zur Versendung an den Email/SMS Service weitergeleitet. Versendete SMS Nachrichten können über die Web-Applikation zur Kontrolle gelistet werden.

3 – Ergebnis

Mithilfe der Web-Applikation zur Erstellung der Börsenbriefe können die Mitarbeiter nun über eine einfach gehaltene und intuitive Oberfläche zeitnah und im Vorlauf personalisierte Börsenbriefe erstellen. Die Pflege der Verteiler in allen beteiligten Systemen und der Versand werden über API Funktionen gesteuert. Zeitkritische SMS-Benachrichtigungen i.e. zum Kauf und Verkauf werden über API inhaltlich ergänzt und an den entsprechenden Verteiler gesendet.

Eine hohe Anforderung stellte zu Anfang die zeitliche Synchronierung der automatisierten API Prozesse für den Abgleich der Kundendaten und die Versendung der Briefe für die unterschiedlichen Verteiler dar. Dies wurde durch ausführliches Testing und Monitoring gelöst.

Für die Betreuung der einarbeitungs-intensiven Systeme ist nun nur noch 1 externer, mit den Systemen vertrauter und technisch versierter Mitarbeiter zuständig.

4 – Verwendete Technik im Überblick

Zur Umsetzung kamen ausschliesslich Open-Source Techniken zum Einsatz: